Czym jest i jak poprawnie przeprowadzić offboarding pracownika?

Rozstania bywają ciężkie – nie tylko w kontekście życia prywatnego, lecz także pracowniczego. Offboarding to szczególny proces, który skupia się wokół odejścia pracownika z firmy i wszystkich czynności, które składają się na pożegnanie. Moment rozstania bywa trudny nie tylko pod kątem społecznym, lecz również organizacyjnym; można go przeprowadzić zarówno po partnersku, jak i z całkowitą obojętnością. W zależności od wybranej opcji, firma może doświadczyć różnych konsekwencji. Statystyki wskazują, że około 70% przedsiębiorstw nie posiada sformalizowanego, doprecyzowanego programu związanego z odejściem pracownika. Brak zadbania o ten aspekt jest w stanie wprowadzić niemały chaos, którego skutkiem może okazać się nawet tymczasowe zmniejszenie efektywności całej firmy. Tymczasem właściwie przeprowadzony offboarding niesie ze sobą szereg zalet. Poznaj tajniki dobrego żegnania się z pracownikiem oraz składniki, jakie powinny znaleźć się w sformalizowanym programie odejścia.

Proces offboardingu krok po kroku – sprawdź, co musisz wiedzieć

W całym procesie offboardingu należy wziąć pod uwagę szereg nadrzędnych kwestii, które dotyczą między innymi przygotowania wypowiedzenia i podjęcia decyzji w kwestii pozostałego urlopu, wyznaczenie zastępcy, przekazanie klientów oraz nowych kontaktów, zwrot kart dostępów i potencjalnego sprzętu, przepięcie skrzynek, a także przeprowadzenie tzw. „exit interview”, czyli rozmowa z pracownikiem odchodzącym z firmy na temat jego opinii o przedsiębiorstwie. W całym tym procesie należy wystrzegać się najczęstszych błędów popełnianych w obszarze offboardingu pracownika, takich jak chociażby szantaż emocjonalny. Jest on wysoce niewskazany, a przy tym stanowi wyraz braku profesjonalizmu. Komunikaty kierowane do zespołu w związku z odejściem pracownika powinny być jasne i otwarte, zaś odchodzący nie powinien być pozostawiony samemu sobie. Aby offboarding był skuteczny, konieczny jest dobry plan i przejście przez kilka istotnych punktów, takich jak:

1. Rozmowa oraz ustalenie warunków rozstania po przyjęciu lub wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.

2. Zakomunikowanie zmian w zespole poprzez przekazanie informacji o rozstaniu współpracownikom i całej organizacji.

3. Przekazanie obowiązków.

4. Wywiad skupiający się wokół pozyskania cennego feedbacku na temat warunków pracy w firmie, wad oraz zalet.

5. Usunięcie wszystkich dostępów pracownika.

Ograniczenie się wyłącznie do jednego maila oraz zdania sprzętu w dzisiejszych czasach jest postrzegane jako brak szacunku do pracownika oraz tego, ile własnej pracy włożył w rozwój firmy. Chociaż warunki rozstania mogą być różne, eksperci zajmujący się employer brandingiem podkreślają znaczenie polityki otwartych drzwi zamiast palenia mostów. Coraz częściej do planu całego offboardingu dodaje się dodatkowy punkt, jakim jest komunikacja z alumnem, czyli byłym pracownikiem firmy. Uznaje się to za niezwykle istotne, zwłaszcza ze względu na korzyści, jakie może przynieść to byłemu pracodawcy. Szacuje się, że osoby odchodzące z danego miejsca pracy w przyjemnej atmosferze znacznie chętniej dzielą się pozytywną opinią o byłym pracodawcy – w ten sposób przyczyniając się do polepszania jej wizerunku w oczach potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze korzyści płynące z offboardingu

Offboarding powinien stanowić przemyślaną ścieżkę, mającą określony cel i odpowiednio zaplanowaną strukturę. Właściwie ustrukturyzowany offboarding jest w stanie znacznie zwiększyć efektywność całego procesu – wiele jego części można poddać automatyzacji, co nie tylko przyspiesza, lecz także pozwala zapanować nad potencjalnym chaosem związanym z odejściem pracownika. Mowa tu między innymi o checkliście, ankietach feedbackowych czy harmonogramie przekazywania poszczególnych obowiązków. Obecnie wiele firm decyduje się na podjęcie współpracy z zewnętrznymi specjalistami zajmującymi się HR consultingiem, do którego zalicza się także starannie przeprowadzany offboarding. Przykładem jest KR Group, grupa księgowo-podatkowa prezentująca na swojej stronie szeroką ofertę dla przedsiębiorców, którzy z różnych przyczyn nie posiadają wewnętrznego działu HR lub potrzebują określonego wsparcia w procesach rozwiązywania problemów dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Offboarding to ważny proces, który powinien być przemyślany pod każdym względem. Pożegnanie z pracownikiem nie zawsze bywa łatwe dla obu stron – niezależnie od jego przebiegu, warto zachować profesjonalizm.