Zakończono kolejny etap informatyzacji Starostwa Powiatowego w Kętrzynie

Właśnie zakończyła się realizacja projektu pod nazwą Cyfryzacja usług publicznych w celu zwiększenia dostępności i jakości e-usług świadczonych mieszkańcom Powiatu Kętrzyńskiego drogą elektroniczną. Wniosek o uzyskanie dofinansowania z Funduszy Europejskich dla Warmii i Mazur 2021-2027, złożony dwa lata temu, w grudniu 2023 r. został wysoko oceniony przez Urząd Marszałkowski w Olsztynie i w następstwie tego uzyskał wsparcie finansowe ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Stroną umowy o dofinansowanie było Starostwo Powiatowe w Kętrzynie, z kolei Centrum Usług Wspólnych Powiatu Kętrzyńskiego było jednostką, która wzięła na siebie trud zrealizowania tego projektu jako jednostka realizująca.

Przyczyny i konieczność zmian

Cyfryzacja administracji publicznej jest procesem niezbędnym dla zapewnienia nowoczesnego, sprawnego i przejrzystego funkcjonowania państwa. Oznacza ona wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) w świadczeniu usług publicznych, zarządzaniu dokumentacją oraz w kontaktach między obywatelem, przedsiębiorcą a administracją. Celem cyfryzacji jest nie tylko zastąpienie dokumentacji papierowej formą elektroniczną, ale przede wszystkim zwiększenie dostępności, efektywności i przejrzystości działań administracji, co przekłada się na podniesienie jakości usług publicznych i zmniejszenie kosztów funkcjonowania urzędów. Podstawą prawną tworzenia usług cyfrowych i cyfrowego obiegu dokumentów w administracji jest Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2024 poz. 782 z późn. zm.). To podstawowy akt prawny regulujący proces cyfryzacji administracji. Ustawa:

nakłada obowiązek prowadzenia spraw w postaci elektronicznej,

wprowadza pojęcie elektronicznej platformy usług publicznych (ePUAP),

określa standardy interoperacyjności, bezpieczeństwa i dostępności systemów teleinformatycznych,

umożliwia uwierzytelnianie obywateli przy użyciu podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub e-dowodu.

W tym kontekście kluczowym zagadnieniem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów IT. Zobowiązanie jednostek sektora publicznego do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów IT stanowi integralną część procesu cyfryzacji. Ponadto wynika wprost z Ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2024 poz. 1486).

Należy również zwrócić uwagę, że cyfryzacja jest jednym z priorytetów polityki rozwoju państwa, ujętym w szeregu dokumentów strategicznych:

„Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa” (PZIP) – przyjęty przez Radę Ministrów; zakłada pełną cyfryzację usług administracyjnych do 2030 r.

„Polityka Cyfrowa Państwa 2030” – kierunkowy dokument wskazujący na potrzebę budowy zintegrowanych usług cyfrowych oraz podnoszenia dojrzałości cyfrowej instytucji publicznych.

„Europejska Deklaracja Praw i Zasad Cyfrowych dla Dekady Cyfrowej 2030” (UE, 2022) - określa prawo obywateli do korzystania z usług publicznych online oraz obowiązek państw członkowskich UE zapewnienia powszechnego dostępu do usług cyfrowych.

Oczekiwania społeczne

Obywatele oczekują dostępu do usług administracyjnych online – 24/7, bez konieczności wizyty w urzędzie. Cyfrowe rozwiązania zwiększają dostępność usług, szczególnie dla osób starszych, z niepełnosprawnościami czy mieszkających w odległych regionach.

Cyfryzacja administracji publicznej jest procesem koniecznym, systemowym i nieodwracalnym, wynikającym:

z przepisów prawa krajowego i unijnego,

z potrzeb społecznych i gospodarczych,

z konieczności zapewnienia efektywności, przejrzystości i bezpieczeństwa działań urzędów.

Brak realizacji procesów cyfryzacyjnych prowadziłby do obniżenia jakości obsługi obywateli, ograniczenia dostępności usług, zwiększenia kosztów funkcjonowania administracji i naruszenia zasady efektywnego wykorzystania środków publicznych.

Wychodząc naprzeciw powyższym potrzebom i uwarunkowaniom, Starostwo Powiatowe podjęło się realizacji projektu pn. Cyfryzacja usług publicznych w celu zwiększenia dostępności i jakości e-usług świadczonych mieszkańcom Powiatu Kętrzyńskiego drogą elektroniczną. Jego realizacja wymaga poniesienia znacznych wydatków. Stąd aplikowanie o udzielenie wsparcia z funduszy unijnych. Projekt uzyskał finansowe wsparcie w ramach Priorytetu 1 Gospodarka, Działania 1.6 E-usługi publiczne (Schemat A) programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027. Wartość projektu to 3 859 371,00 zł, w tym środki unijne wynoszą 3 181 979,25 zł. Wkład własny Powiatu Kętrzyńskiego to kwota 677 391,75 zł.

Bezpośrednim realizatorem projektu jest Centrum Usług Wspólnych Powiatu Kętrzyńskiego (CUWPK). Realizacja projektu powoli dobiega końca. Jego zakończenie planowane jest na koniec 2025 r. Należy wspomnieć, że jest to kolejny projekt, którego przedmiotem jest dalsza informatyzacja procesów wewnętrznych w starostwie oraz jego jednostkach organizacyjnych mających na celu wdrożenie zaawansowanych rozwiązań organizacyjnych, które z kolei wpłyną na poprawę efektywności działania. Wynikiem tego będzie zwiększenie dostępności, jakości oraz bezpieczeństwa usług publicznych świadczonych mieszkańcom oraz przedsiębiorcom Powiatu Kętrzyńskiego drogą elektroniczną.

Cele projektu

Cyfryzacja usług publicznych w ramach projektu to:

- tworzenie i rozwój e-usług publicznych A2B, A2C oraz usług wewnątrzadministracyjnych A2A, platform e-usług, dofinansowanie niezbędnej infrastruktury i rozwiązań cyfrowych w celu tworzenia nowych usług, zwiększenia jakości i dostępności usług publicznych oraz upowszechnienie ich wykorzystania (w tym usług e-administracji).

- udostępnianie informacji sektora publicznego (ISP) poprzez budowę, rozwój, integrację zwiększenie dostępności baz danych, zasobów cyfrowych o wysokim potencjale ich szerokiego wykorzystania, w tym biznesowych przestrzeni cyfrowych (zasoby naukowe, kulturowe i administracji), tworzenie aplikacji w oparciu o udostępnione cyfrowo ISP.

- cyberbezpieczeństwo – wzmocnienie bezpieczeństwo świadczenia e-usług oraz systemów informatycznych poprzez rozbudowę oraz modernizację infrastruktury teleinformatycznej.

Uzupełniająco założono również podnoszenia kompetencji niezbędnych dla prawidłowego wdrożenia nowych i wykorzystania istniejących e-usług oraz podniesienia kompetencji w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Zakres projektu

Projekt obejmuje:

1) wdrożenie systemu oprogramowania usprawniającego komunikację i obieg dokumentów pomiędzy interesantem a urzędem:

- elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta;

- rozbudowa funkcjonalna strony www Starostwa;

- pakiet e-usług;

2) systemy usprawniające organizację wewnętrzną jednostki:

- system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);

- zarządzanie budżetem;

- zintegrowany system obsługi centrum usług wspólnych: obsługa kadrowo-płacowa, kasa zapomogowo-pożyczkowa, wsparcie funkcjonowania szkół;

- system wspomagający organizację pracy Radnych i Biura Rady.

3) dostawa sprzętu serwerowego, komputerowego sieciowego;

4) wykonanie prac remontowych/instalacyjnych w serwerowni zapasowej;

5) dostawa wyposażenia - serwerownia zapasowa oraz serwerownia główna;

6) szkolenia - na etapie wdrażania systemu przeprowadzono szkolenia mające na celu podniesienie kompetencji cyfrowych, w tym zdobycie umiejętności użytkowania systemów oprogramowania. Szkolenia obejmą: - informatyków - administratorów systemu - 2 osoby - użytkowników - pracowników Beneficjenta - 18 osób.

Zakładane rezultaty projektu

W wyniku realizacji projektu nastąpi:

1) usprawnienie funkcjonowania Starostwa Powiatowego oraz jego jednostek organizacyjnych poprzez cyfryzację procesów wewnętrznych;

2) podniesienie jakości usług i obniżenie kosztów ich świadczenia;

3) poprawa jakości i dostępności zasobów informacyjnych oraz zwiększenie ich bezpieczeństwa;

4) rozwój elektronicznych usług publicznych poprzez wdrożenie nowych usług świadczonych on-line, integrację systemów wewnętrznych Urzędu, udostępnianie danych z tych systemów obywatelom;

5) integracja z systemami/rejestrami dostępnymi na poziomie centralnym.

Rezultaty projektu, w wyniku informatyzacji procesów, w tym świadczonych usług będą więc służyły tak pracownikom podległych jednostek organizacyjnych Starostwa jak również petentom Urzędu - mieszkańcom powiatu kętrzyńskiego.